ДЛЯ НАТХНЕНННЯ ТВОГО СТИЛЮ

"Телефонний етикет. Основи спілкування"

Сучасний світ змінився та диктує нові вимоги до спілкування, це стосується і телефонного етикету. Попри те, що з'явилися месенджери та соціальні мережі, телефонний дзвінок, все ж, залишається найшвидшим способом комунікації. Тому кожному з нас важливо стати більш обізнаними у плані світського етикету, знати правила хорошого тону та вміти вирішувати свої бізнес питання, дотримуючись ділового етикету та законів телефонного дзвінка.

Пам'ятайте, що під час телефонної розмови ви прокладаєте місток емоційного зв'язку зі своїм співрозмовником.

 — Анастасія Іванова

Ази культурного спілкування

✔️Ввічливість

Уміння правильно презентувати себе та привітати співрозмовника є основою ділового етикету. Якщо ви здійснюєте дзвінок вперше, важливо представитися, назвати контакти того, хто вам порекомендував звернутися до людини, і тільки тоді переходити до основного питання.

Доречніше вітатися відповідно до часу доби, наприклад:

• з 8:00 до 11:00 – “Доброго ранку”
• з 11:00 до 17:00 – “Добрий день”
• з 17:00 до 20:00 – “Добрий вечір”

✔️Інтонація

Як відомо, результат сприйняття нашої розмови залежить не стільки від того, що ми говоримо, як від того, яким чином ми це промовляємо. Інтонація повинна бути доброзичливою та випромінювати заряд енергії.

✔️Правило 24 годин

Не отримавши відповіді на свій дзвінок, пам'ятайте, ваш співрозмовник бачить пропущений виклик та має у запасі добу для того, щоб зв'язатися з вами. Дане правило стосується всіх. Якщо ви також не мали можливості відповісти на телефонний дзвінок, знайдіть зручний час та передзвоніть своєму співрозмовнику протягом 24 годин. Так ви покажете свою повагу до людини, яка телефонувала, дотримуючись правил телефонного етикету

✔️Не набридайте

Якщо ваше питання не є терміновим, не варто набирати абонента декілька разів поспіль, рекомендується повторити спробу не раніше ніж за 2 години, а ще краще – дочекатися, коли вам зателефонують.

✔️Не відривайтеся

Їсти, пити, палити, або взагалі паралельно спілкуватися зі сторонніми людьми – це погана ідея. Якщо у вас є інші справи краще перенести розмову до більш влучного моменту. Розмовляючи телефоном, намагайтеся цінувати свій та чужий час.

✔️Подбайте про тишу

Якщо під час телефонної розмови, ви прогулюєтеся у торговельному центрі, або ж перебуваєте поруч із маленькими дітьми – відкладіть розмову. Адже сторонні звуки та зайвий шум не сприяють ефективній бесіді, тому вирішити свої питання вам навряд чи вдасться.

Діловий дзвінок

Плануючи ділову телефонну розмову та розраховуючи на її успішний результат, слід пам'ятати про основні закони такого дзвінка.

✔️Повідомлення

Правила сучасного бізнес етикету свідчать про те, що перш ніж подзвонити майбутньому співрозмовнику – варто домовитися про дзвінок заздалегідь за допомогою повідомлення. Завдяки цьому, ви зможете не лише домовитися про розмову, а й коротко розповісти про ціль свого ділового дзвінка до людини або партнера по бізнесу.

Звичайно, якщо питання потребує термінового вирішення або співрозмовник – досить близька для вас людина, дзвонити можна і без попередження, проте слід бути готовим до того що, ви здійснюєте вторгнення в особистий простір, можете порушити звичний розпорядок свого знайомого або взагалі не дочекатися відповіді.

✔️Час дзвінка

Відповідно до етикету, всі робочі моменти з використанням телефонного дзвінка слід вирішувати виключно у робочий час людини з якою плануєте розмову. У виняткових випадках – не раніше 8.00 та не пізніше 20.00. А найважливіші питання, рекомендується обговорювати у першій половині дня.

✔️Зошит та ручка

Здійснюючи діловий дзвінок, слід завжди мати під рукою інструменти для нотаток. Це дозволить, за необхідності, записати потрібну інформацію, не займаючи свій час та час свого співрозмовника.

✔️Лаконічність – золоте правило ділового дзвінка.

У Японії окремі компанії за невміння працівника розв'язувати ділові питання протягом 4 хвилин – його звільняють. Тому намагайтеся якомога чіткіше сформулювати своє питання, не забираючи багато часу у співрозмовника. У разі, якщо ваша розмова все ж має бути довготривалою, краще домовитися про особисту зустріч.

✔️Не використовуйте гучний зв'язок

Використання гучного звʼязку – це дуже поганий жест, який відразу викликає негативне сприйняття. Така поведінка може підштовхнути співрозмовника до думки, що вам нецікаве його спілкування і ви займаєтеся іншими, цікавішими для себе справами, або ж взагалі – дозволяєте іншим слухати вашу бесіду.

✔️Не вибачайтеся, а дякуйте

Вибачення за дзвінок, у зайнятий час співрозмовника, може негативно вплинути на результат розмови. Таким чином ви ненавмисне змушуєте співрозмовника думати про те, що розмова була порожньою та непотрібною. Найкращим варіантом буде подяка за приділений час. Наприклад, можна сказати наступну фразу: «Спасибі за те, що знайшли можливість поговорити та приділили мені свій час».

Відеодзвінок

Щоб не поставити співрозмовника в незручне становище, планувати відео-розмову можна тільки у разі його згоди, заздалегідь домовившись про час такої бесіди. Ну й звичайно враховувати такі моменти як:

✔️Зовнішній вигляд

Зовсім не обов'язково надягати найкращий костюм, але ваш зовнішній вигляд повинен бути охайним та відповідати типу дзвінка. З'являтися на відео перед співрозмовником, під час ділового дзвінка, в спортивному костюмі або домашньому одязі не варто. Пам'ятайте, під час такої розмови, вас не тільки слухають, на вас ще й дивляться. Також рекомендується подбати про хороше освітлення у кімнаті. Приберіть зайві предмети, які можуть відвертати увагу співрозмовника.

✔️Посмішка

Приємна інтонація та позитивний настрій, грають важливу роль під час відео розмови.

✔️Акцент на співрозмовника

Зачасту камера слугує для нас дзеркалом, а тому мимоволі ми можемо відволікатися на своє відображення. Не варто милуватися собою або ж поправляти волосся під час розмови. Такі дії можуть викликати неприємні відчуття у того, з ким ви розмовляєте.